Hiện nay, một số công ty hầu như đều có vị trí Administrative Staff nếu bạn muốn ứng tuyển và làm tốt công việc ở vị trí này. Vậy thì nên tìm hiểu qua bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết Administrative Staff là gì, những nhiệm vụ mà công việc yêu cầu cùng với một số kỹ năng bạn cần phải có để đáp ứng mục tiêu công việc và có cơ hội làm lâu dài, thăng tiến trong công việc.
- Khái niệm
Administrative Staff còn được gọi là nhân viên hành chính hay nhân viên văn phòng có vai trò hỗ trợ cho một công ty, với rất nhiều công việc và nhiệm vụ được cấp trên giao cho Administrative Staff, nhất là thuộc các công ty nhỏ, làm công việc hơi liên quan chuyên môn hành chính và một vài việc nhỏ tại văn phòng. Ngoài ra, Administrative Staff còn được giao giải quyết công việc hành chính nhân sự, luôn hỗ trợ tối đa các bộ phận khác của công ty để hoàn thành nhiệm vụ nhất định một cách tốt nhất.
- Những nhiệm vụ của Administrative Staff tại công ty
Khi ứng tuyển vào vị trí Administrative Staff nhiệm vụ thực tế cần làm là đóng vai trò như người hỗ trợ cho nhiều bộ phận công việc khác nhau cụ thể như sau:
Đảm nhận việc trực điện thoại và nghe trả lời, thực hiện gọi tất cả cuộc gọi theo yêu cầu được giao từ cấp trên cần phải kết nối với tổ chức, nhóm hay cá nhân,…
Trực tiếp tiến hành quá trình đưa ra kế hoạch sắp xếp, bố trí cuộc họp tại công ty, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản cần thiết trong cuộc họp trước khi diễn ra và cũng làm tương tự đối với các cuộc hẹn của công ty.
Hỗ trợ soạn thảo cho từng bộ phận các biểu mẫu quan trọng, tiến hành lưu giữ và sắp xếp hợp lý các văn bản hành chính, thư từ, biên bản.
Đặt mua các thiết bị văn phòng cần thiết như vật tư, văn phòng phẩm. Đảm nhiệm việc trực tiếp liên hệ với bên sửa chữa khi có sự cố từ các thiết bị văn phòng.
Như vậy qua những nhiệm vụ nêu chi tiết ở trên có thể thấy muốn văn phòng hoạt động tốt thì Administrative Staff là vô cùng cần thiết. Chẳng hạn như không chỉ là người trực điện thoại và quản lý phòng họp mà còn phụ trách cả việc khi thiết bị văn phòng hư hỏng tiến hành liên hệ sửa chữa, nhận luôn việc đóng tiền điện nước, kiểm tra văn phòng phẩm luôn đầy đủ cho công ty.
- Một số kỹ năng cần thiết của Administrative Staff
Sử dụng thành thạo các chương trình Microsoft Office: Nắm vững và am hiểu, thành thạo các phần mềm trong tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,… là rất quan trọng đối với các Administrative Staff trong công việc hàng ngày phục vụ cho soạn thảo các loại văn bản trong quy trình và giao tiếp kinh doanh. Thành thạo từng chương trình theo yêu cầu mức độ khác nhau, giúp hoàn thành việc được giao tốt hơn luôn đảm bảo hình thức trình bày và nội dung chính xác. Đây là kỹ năng cần thiết và là tiêu chí quan trọng đặt ra khi tuyển dụng Administrative Staff.
Kỹ năng giao tiếp: Các Administrative Staff cần phải đảm nhận công tác giao tiếp như giao tiếp với khách hàng, liên hệ với các bộ phận khác, bên sửa chữa,..Vì vậy kỹ năng giao tiếp không thể thiếu giúp bạn trao đổi, ngoại giao tốt nếu không tốt kỹ năng này bạn sẽ không thể làm tốt tại vị trí Administrative Staff và sẽ sớm rời khỏi công ty.
Chủ động, tự ra quyết định trong công việc: Là một Administrative Staff thì rất nhiều trường hợp cần bạn ra quyết định nhanh và chính xác, luôn chủ động trong mọi tình huống, nâng cao tinh thần học hỏi hoàn thiện bản thân. Để hỗ trợ công ty tốt nhất cần khả năng nhận diện vấn đề, đưa ra lựa chọn hợp lý, đúng đắn tránh mang lại sai lầm không mong muốn.
Ngoài một số những kỹ năng quan trọng ở trên thì một Administrative Staff còn cần các kỹ năng khác như khả năng tổ chức và sắp xếp, khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực, chú ý đến chi tiết, thương lượng đàm phán,…
Hy vọng với toàn bộ các thông tin về Administrative Staff được cung cấp ở trên bạn đã hiểu được Administrative Staff là gì, những nhiệm vụ và một số kỹ năng cần thiết của Administrative Staff. Nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này thì cần trang bị cho bản thân những kỹ năng cần có ở trên để làm việc tốt hơn nhé!